Datenschutzordnung
des Vereins „Volleyballclub Sanitz e.V.“ Beitragsordnung als PDF

- nachfolgend Verein genannt-


Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins werden, unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder des Vereins erhoben, gespeichert, genutzt und übermittelt (im Folgenden „verarbeitet“). Gemäß § 12 der Satzung beschreibt diese Datenschutzordnung die Regeln zur Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Verein.

§ 1 Verarbeitung von personenbezogene Daten

  1. Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein seine Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer, Email-Adresse), sein Geburtsdatum und -ort und gegebenenfalls (bei Beitragszahlung per SEPA-Lastschrift) seine Bankverbindung auf. Außer den Bankdaten werden diese Informationen in Form einer Mitgliederliste in dem vereinseigenen EDV-System (Mitgliederverwaltung) gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
  2. Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
  3. Die Verarbeitung der Mitgliederdaten erfolgt regelmäßig durch den gemäß Satzung § 9 Punkt 1 bestimmten Vorstand des Vereins, den Administrator(en) des EDV-Systems sowie den laut Mitgliederversammlung festgelegten Kassenprüfern. Diesen Personen stehen im Rahmen ihrer Aufgaben die zur Erfüllung notwendigen Informationen zur Verfügung.
  4. Allen mit der regelmäßigen Verarbeitung befassten Personen ist es untersagt, die Daten außerhalb der Aufgabenstellung im Verein zu verarbeiten. Sie sind zur Vertraulichkeit ver-pflichtet und unterliegen einer angemessenen Verschwiegenheitspflicht. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung der Aufgabe fort. Die vorgenannten Personen sind gemäß § 5 BDSG bzw. Art. 5, 32, 36 DS-GVO auf den ordnungsgemäßen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.

§ 2 Weitergabe personenbezogener Daten an Verbände

  1. Als Mitglied des Landessportbundes und des Deutschen Volleyballverbandes ist der Verein verpflichtet, seine Mitglieder an diese Verbände zu melden. Dabei werden ausschließlich anonymisierte Daten gemeldet.
  2. Bei Mitgliedern mit speziellen Aufgaben / Funktionen (z.B. Vorstandsmitglieder, Mannschafts-verantwortliche) werden Name und Kontaktdaten (Anschrift, Emailadresse und Telefon-nummer) sowie zusätzlich die Bezeichnung ihrer Funktion im Verein an den Verband ge-meldet.
  3. Für die Erteilung einer Spielberechtigung des Volleyballverbandes sowie einer Schiedsrichter-lizenz werden persönliche Daten (Name, Anschrift, Geburtsdatum und -ort) an den Verband weitergegeben.

§ 3 Weitergabe personenbezogener Daten an Vereinsmitglieder

  1. Die Mitgliederliste bzw. sonstige Listen mit personenbezogenen Mitgliederdaten dürfen nur an Mitglieder, die im Verein eine spezielle Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitglieder-daten erfordert (z.B. Organisatoren von Vereinsfeierlichkeiten bzw. –turnieren, Mannschafts-verantwortliche, Übungsleiter, Teilnehmer von Mannschaften) und hierbei im Zweck des Vereins agieren, ausgehändigt werden.
  2. Die übergebenen Listen dürfen nur die Daten der jeweils beteiligten Mitglieder enthalten und sind auf solche Daten zu beschränken, die zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe notwendig sind.
  3. Den Empfängern der Listen ist es verboten, die Daten außerhalb der Aufgabenstellung im Verein zu verarbeiten, sie sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und unterliegen einer angemessenen Verschwiegenheitspflicht.
  4. Die Weitergabe von Mitgliederdaten zur Nutzung in Online-Medien wie z.B. Foren, Chats oder Messenger Applikationen (z.B. WhatsApp) auf Grundlage der Daten aus der Mitgliederver-waltung erfolgt nicht. Die im Vereinssinn genutzten Gruppen in solchen Medien stehen den Mitgliedern ausschließlich im Rahmen ihrer persönlichen Entscheidung zur Verfügung. Die Bereitstellung der Gruppen ist nicht Bestandteil der Vereinstätigkeit, wenn sie auch zur Kommunikation im Rahmen des Vereins beiträgt.

§ 4 Pressearbeit und Veröffentlichung im Internet

  1. Der Verein informiert die regionale Tagespresse, sowie das lokale Amtsblatt der Gemeinde Sanitz über Ergebnisse und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins und in seinen Auftritten in sozialen Netzwerken veröffentlicht.
  2. Die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der Einwilligung der betroffenen Personen (siehe auch Art. 7 DS-GVO). Die Erhebung der Einwilli-gung erfolgt im Rahmen des Mitgliedsantrages, kann aber auch danach jederzeit erhoben werden. Betroffene Personen, die zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Datenschutzordnung bereits Mitglieder waren, haben die Möglichkeit diese Einwilligung jederzeit zu erklären oder einer Veröffentlichung mit Wirkung vom Zeitpunkt der Erklärung, zu widersprechen.
  3. Jedes Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen ab dem Tag des Widerrufs. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

§ 5 Löschung personenbezogener Daten

Beim Austritt, Ausschluss oder Tod des Mitglieds werden die personenbezogenen Daten des Mitglieds archiviert. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt. Danach erfolgt die ordnungsgemäße Löschung der personenbezogenen Daten.

§ 6 Datenschutzbeauftragter

Der Vorstand des Vereins bestellt einen Datenschutzbeauftragten. Dieser gilt den Vereinsmitgliedern und externen Dritten gegenüber als unmittelbarer Ansprechpartner für alle datenschutzrelevanten Belange und kann unter dem Formular kontaktiert werden. Der Datenschutzbeauftragte ist darüber hinaus im Verein verantwortlich für die Prüfung der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), der Datenschutz-Grundver-ordnung sowie dieser Datenschutzordnung. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten werden auf der Homepage des Vereins www.vc-sanitz.de veröffentlicht.

§ 7 Änderungen

  1. Änderungen dieser Datenschutzordnung werden vom Vereinsvorstand im Sinne des Vereins, insbesondere zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben umgesetzt und den Vereinsmitgliedern mitgeteilt.
  2. Der Verein „Volleyballclub Sanitz e.V.“ hält diese Datenschutzordnung für seine Mitglieder bereit und legt sie offen.

§ 8 Inkrafttreten

Mit der Vorstellung auf der Mitgliederversammlung am 05.05.2018 tritt diese Datenschutzordnung ab dem 05.05.2018 in Kraft. Sanitz, 05.05.2018

--- Der Vorstand ---